Warto przygotować się do zmian jeszcze w 2022 r., aby ocenić swoją sytuację podatkową
Do końca 2022 r. przedsiębiorcy na jednolitych zasadach pod względem podatkowym mogą wykorzystywać w swoich firmach zarówno nieruchomości mieszkalne jak i niemieszkalne. To, czy biuro, gabinet, pracownia znajdowały się w lokalu mieszkalnym, lokalu użytkowym, domu czy budynku niemieszkalnym w zasadzie nie miało większego znaczenia. Bez względu na rodzaj nieruchomości przedsiębiorcy mieli prawo do zaliczania w koszty podatkowe wydatków związanych z użytkowaniem nieruchomości zarówno mieszkalnych jak i użytkowych.
Jednak ten stan rzeczy kończy się z końcem 2022 r. Od 1 stycznia 2023 r. ustawodawca uregulował, iż amortyzacji nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy. Zmiana jest następstwem nowelizacji przepisów ramach Polskiego Ładu.
Krok nr 1 – weryfikacja stanu faktycznego
Przedsiębiorcy, powinni poddać analizie, jakiego rodzaju nieruchomości użytkują w swoich firmach. Wbrew pozorom to, że w danym lokalu czy budynku prowadzona jest firma nie jest równoznaczne z faktem, iż przedmiotem użytkowania jest lokal czy budynek użytkowy. W praktyce bardzo często przedsiębiorcy decydują się na założenie firmy w lokal czy budynku mieszkalnym bez procesu dokonania przekształcenia na odpowiednio lokal lub budynek użytkowy. Należy więc przede wszystkim sięgnąć do dokumentów źródłowych nieruchomości np. aktu notarialnego, pozwolenia na budowę, projektu budowlanego, decyzji o oddaniu obiektu do użytkowania celem zweryfikowania, jakiego rodzaju lokal/ budynek jest użytkowany. Analogicznie weryfikacji muszą dokonać przedsiębiorcy, którzy przeprowadzili inwestycje w obcych budynkach i lokalach mieszkalnych np. użytkowanych na podstawie umowy najmu czy użyczenia. Dyrektor KAS w interpretacji indywidualnej z 26 maja 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.622.2021.2.BK wskazał, że skoro z prawa do amortyzacji nie może skorzystać podatnik będący właścicielem budynku/lokalu mieszkalnego, to analogicznie należy przyjąć, iż amortyzacji także nie podlegają nakłady inwestycyjne poniesione przez podatnika niebędącego właścicielem takiego budynku/lokalu mieszkalnego.
Krok 2 – porównanie danych z dokumentacji z zapisami w EŚT
Zgromadzoną dokumentację należy porównać z zapisami w ewidencji środków trwałych. Wyniki tych ustaleń będą kluczowe dla wysokości kosztów podatkowych w 2023 r. Jeżeli, przedmiotem użytkowania będzie lokal lub budynek użytkowy – w dalszym ciągu będzie on podlegał amortyzacji; amortyzacja zaś stanowi koszt podatkowy, co oznacza, że obniża dochód, a w dalszej konsekwencji podatek do wpłaty. W sytuacji zaś, gdy zidentyfikowane zostanie, iż przedmiotem użytkowania są lokale lub budynki mieszkalne, to trzeba przygotować się na to, iż w 2023 r nieruchomości te już nie będą mogły być amortyzowane, co realnie wpłynie na wysokość płaconego podatku dochodowego.
Krok 3 – wykreślenie z EŚT lokali i budynków mieszkalnych
Wykreślenie lokali mieszkalnych i budynków mieszkalnych z ewidencji środków trwałych należy do biura rachunkowego. Niemniej, krok ten będzie realizowany tylko po uzgodnieniu stanu faktycznego z przedsiębiorcą. W tym momencie warto omówić z biurem rachunkowym, jakiej wysokości odpisy amortyzacyjne przestaną być księgowane w koszty, a co za tym idzie ile przedsiębiorca realnie straci na zmianie przepisów. Wykreślenie wskazanych nieruchomości z ewidencji oprócz realnego wpływu na wysokość opodatkowania może też wpływać prezentację majątku przedsiębiorcy np. zdolność kredytową. Proszę zwrócić uwagę, iż do banku bardzo często przedstawiają Państwo nie tylko zestawienie z bieżących wyników finansowych, ale i wyciąg z ewidencji środków trwałych. Lokale i budynki mieszkalne stanową aktywa Państwa firmy. Aktywa te, z dniem 1 stycznia 2023 r zostaną wykreślone co oznacza, iż prezentowana wartość majątku firmowego będzie niższa. Być może banki odpowiednio zareagują na zmianę przepisów i dostosują analizę majątkową przedsiębiorcy do znowelizowanych przepisów, niemniej warto ten fakt mieć na uwadze i podkreślić w banku, iż przedsiębiorca jest właścicielem także niefigurujących w ewidencji nieruchomości mieszkalnych. które używa w związku z działalnością gospodarczą.
Krok 4 – księgowanie wydatków związanych z użytkowaniem nieruchomości mieszkalnych
Ustawodawca wyłączy z kosztów podatkowych z 1 stycznia 2023 r. tylko amortyzację nieruchomości mieszkalnych. Oznacza to, iż wydatki związane z eksploatacją ww. nieruchomości nadal będą mogły być księgowane w koszty podatkowe np. opłaty za ogrzewanie, energię elektryczną, koszty wyposażenia, o ile tylko nadal nieruchomości te będą użytkowane na potrzeby działalności. Aby nie doszło do nieprawidłowości w ewidencjonowaniu wydatków ważne jest, aby przedsiębiorca wspólnie z biurem rachunkowym ustalili nie tylko, jakie nieruchomości zostaną wykreślone z początkiem nowego roku z ewidencji, ale także, w jaki sposób, i w jakiej wysokości będą nadal ewidencjonowane wydatki związane z eksploatacją tychże wykreślonych nieruchomości.
Krok 5 – remonty i ulepszenia
Na gruncie przepisów remont nieruchomości należy odróżnić od ulepszenia nieruchomości. Nie bez znaczenia powyższe będzie także w przedstawianej sprawie. Otóż, wiele wskazuje na to, iż wydatki ponoszone na remonty lokali i budynków mieszkalnych będą nadal stanowiły koszt podatkowy. Jeżeli jednak nieruchomość zostanie ulepszona, wówczas o kosztach podatkowych trzeba będzie zapomnieć. Skąd taka różnica? Wyjaśniamy, iż różnica ta wynika z faktu, że wydatki ponoszone na remonty można zaksięgować bezpośrednio w koszty. Literalnie, bowiem brak jest wyłączenia kosztów remontów z kosztów podatkowych w znowelizowanych przepisach. Zatem, wydatki związane z wykonywaniem w lokalu czy budynku robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego będą nadal kosztem. Wszystkie poniesione nakłady, których celem jest przywrócenie stanu pierwotnego środka trwałego oraz utrzymanie jego bieżącej użyteczności technicznej, stanowią remont. Remontem jest naprawa oraz wymiana zużytych elementów.
Jednak kosztem już nie będą wydatki poniesione na ulepszenie nieruchomości mieszkalnych. Wynika to z faktu, iż wydatków na ulepszenie nie można zaksięgować bezpośrednio w koszty podatkowe. Znajdują one swoje odzwierciedlenie w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne a tych od 1 stycznia 2023 r. nie będzie można dokonywać.
Czym zatem jest ulepszenie? Ulepszenie to:
- przebudowa – zmiana (poprawa) istniejącego stanu środków trwałych na inny,
- rozbudowa – powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych,
- rekonstrukcja – odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,
- adaptacja – przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż wskazywało jego pierwotne przeznaczenie, albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych,
- modernizacja – unowocześnienie środków trwałych.
Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy wydatki poniesione na wskazane cele przekroczy w skali roku kwotę 10 tys. zł.
Charakter wydatków – remont czy ulepszenie – będą miały decydujące znaczenie dla faktu, czy prace budowlane i zakupione materiały budowlane będą czy też nie będą księgowane w koszty. Co do zasady, wszystkie dokumenty księgowe – zarówno dotyczące remontu jak i ulepszeń – powinny być dostarczane do biura rachunkowego. Fakt, iż koszty podatkowe nie będą mogły być rozpoznane nie zmienia tej zasady. Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT nadal będą mieli prawo do odliczenia VAT od wskazanych zakupów, o ile tylko będą pozostawały w związku z czynnościami opodatkowanymi. Dostarczając dokumenty do biura należy rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym je opisać – wskazując czy dotyczą remontu czy ulepszenia.
