Jasny i rzetelny obraz przedstawienia obrazu sytuacji majątkowej jednostki w sprawozdaniu finansowym to jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości. Dodatkowo należy pamiętać o konieczności zapewnienia prawidłowości ksiąg rachunkowych. W celu spełnienia tych warunków jednostki kończące rok bilansowy mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji.
Co to jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja to jeden z obowiązkowych etapów poprzedzających sporządzenie sprawozdania finansowego. Polega ona na zorganizowaniu zespołu czynności, które pozwolą na ustalenie realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany dzień.
W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzacje?
Wyróżnia się trzy metody inwentaryzacji:
- Spis z natury, czyli wycena spisanych ilości, porównanie wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.
- Potwierdzenia sald, czyli otrzymanie od banków i uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.
- Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.
Kiedy przeprowadzić inwentaryzację prowadząc księgi rachunkowe?
Już w czwartym kwartale roku obrotowego jednostki prowadzące księgi rachunkowe mogą rozpocząć inwentaryzację niektórych aktywów.
Z reguły inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jednak termin ten jest dotrzymany, jeśli inwentaryzacja rozpocznie się 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku. Należy jednak pamiętać, iż stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Ważne!
Prace inwentaryzacyjne dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mogą się już rozpocząć od 1 października 2021 r. i trwać do 15 stycznia 2022 r.
Do składników aktywów, których inwentaryzację można przeprowadzić w terminie od 1 października danego roku obrotowego do 15 stycznia następnego roku, zalicza się przede wszystkim:
- rzeczowe aktywa obrotowe (materiały, towary, wyroby gotowe) objęte ewidencją bilansową, znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową,
- środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym,
- aktywa będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,
- należności inwentaryzowane drogą potwierdzenia salda.
Ważne!
W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów na inny dzień niż dzień bilansowy, należy ustalić ich stanu na dzień bilansowy poprzez dopisanie i odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald – przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Przykład:
Jakie składniki majątku nie mogą być zinwentaryzowane wcześniej niż na ostatni dzień bilansowy?
Uproszczenia, dotyczącego terminu inwentaryzacji, nie można zastosować do:
- aktywów pieniężnych,
- papierów wartościowych,
- produktów w toku produkcji,
- materiałów, towarów i produktów gotowych odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.
Inwentaryzację tych składników aktywów należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego.
Jak wyglądają kolejne kroki w przeprowadzaniu inwentaryzacji?
Podstawa prawna:
art. 26 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)
Stan prawny aktualny na dzień 18.10.2021 r.
