Trwają intensywne prace nad wejściem w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie nowych faktur ustrukturyzowanych będzie fakultatywnie. Przedsiębiorcy powinni się jednak nastawiać na to, iż docelowo system e-faktur będzie dla wszystkich obowiązkowy. Być może jest to dobry czas na zapoznanie się z działaniem tego nowego systemu.
Na czym polega KSeF?
- E-faktura tj. faktura ustrukturyzowana, będzie kolejną formą faktury. Będzie ona wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Numer identyfikujący w systemie nie będzie zastępował dotychczasowego numeru, a będzie jedynie numerem na potrzeby systemu.
- Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF.
- Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
- Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadzona zostanie możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
Jakie faktury będzie można wystawiać, a jakich nie?
Generalnie w ramach KSeF będzie możliwe wystawianie faktur wszelkiego rodzaju. Wyjątek będą stanowiły faktur RR oraz faktury pro forma.
Warto również zwrócić uwagę, iż będzie możliwe wystawianie faktur uproszczonych, z wyłączeniem tych które są wystawiane za pośrednictwem kas rejestrujących.
Jak wystawiać faktury korygujące i noty korygujące?
Faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych będą wystawiane również w tej samej formie, czyli jako e-faktur.
Zezwala się na wystawiania not korygujących w dotychczasowym systemie, to jest poza KSeF. Noty korygujące wystawiane więc będą tradycyjnie.
Jakie największe plusy ma korzystanie z systemu KSeF?
Przede wszystkim system pozwala na odejście od konieczności zbierania dokumentacji dla podatników, którzy obecnie borykają się z problemem faktur korygujących in minus. W przypadku wystawienia faktur korygujących do faktur wystawianych KSeF, podatnik sprzedający rozpozna korektę w momencie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku nabywcy będzie on miał możliwość rozpoznania faktury korygującej w momencie otrzymania faktury in minus. Jest to niewątpliwa zaleta dla tych podatników, którzy mają dużo korekt in minus.
Jaka będzie data wystawienia i data otrzymania takiej faktury?
Datą wystawienia będzie data przesłania faktury ustruktyryzowanej do Systemu. Datą otrzymania będzie data jej otrzymania w Systemie.
A jak wygląda kwestia przechowywania faktur?
Faktury są przechowywane w Systemie przez 10 lat. Przed upływem tego terminu należy pamiętać, iż faktury powinny być pobrane i przechowywane przez podatnika, jeśli nadal, dla celów podatkowych i nie tylko, są wymagane (np. środki trwałe i długie okresy amortyzacji).
Jakie jeszcze inne zmiany zostaną wprowadzone?
- Brak konieczności oznaczania duplikatów faktur wyrazem „DUPLIKAT” – pozostaje konieczność wskazania daty ponownego wystawienia faktury.
- Faktury będą mogły być wystawione nie wcześniej niż 60. dnia (obecnie 30. dnia) przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi lub
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
- Brak konieczności nazywania faktury korygującej „Faktura korygująca” oraz podawania przyczyny korekty. Będą to elementy fakultatywne.
Podstawa prawna:
- ustawa z 1.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
Stan prawny aktualny na dzień 8.11.2021 r.
