Szanowni Państwo,
Coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z tradycyjnych metod prowadzenia działalności gospodarczej, przechodząc na w pełni skomputeryzowaną formę. Ma to sporo zalet, zaczynając od argumentów czysto ekologicznych, a kończąc na łatwości obsługi i znalezieniu odpowiedniego dokumentu za jednym kliknięciem. Coraz więcej firm korzysta chociażby z księgowości on-line, a faktury wysyła e-mailem.
To, w jaki sposób przedsiębiorca będzie przetrzymywał e-faktury, zależy w głównej mierze od niego. Żadna ustawa nie narzuca, aby faktury elektroniczne musiały być przechowywane także w formie papierowej. Jest to zatem jego wolna wola.
Dokument przesłany lub udostępniony on- line musi spełniać następujące warunki, aby być fakturą elektroniczną:
- wszystkie dane muszą być zapisane w formacie cyfrowym, w taki sposób, aby ich przetworzenie i wymiana pomiędzy kontrahentami następowała natychmiastowo,
- zawiera wszystkie potrzebne dane, które muszą znaleźć się na fakturze.
Warto dodać, że nie każda faktura wystawiona w formie elektronicznej, jest e-fakturą. Te wygenerowane z systemu do tworzenia faktur i wydrukowane oraz wysłane/ otrzymane w formie papierowej, z definicji nie mogą być fakturami elektronicznymi. Natomiast dokumenty w formie papierowej, zeskanowane i przesłane/otrzymane
e-mailem, można nazwać fakturami elektronicznymi (jeżeli spełniają wyżej przedstawione warunki).
W formie elektronicznej oprócz faktur można także przesyłać faktury i noty korygujące, faktury wewnętrzne a także duplikaty faktur. Chcąc wystawić fakturę online, potrzebna jest akceptacja jej odbiorcy (art. 106n ustawy o VAT).
Faktury elektroniczne można przesłać mailem, co jest najpopularniejszą i najprostszą opcją. Drugim sposobem jest udostępnianie ich na specjalnej platformie, do której odbiorca będzie miał dostęp za pomocą loginu i hasła.
Faktury elektroniczne – przechowywanie
To, w jaki sposób przedsiębiorca będzie przechowywał faktury elektroniczne, zależy od niego. Może je wydrukować, pozostawiając maila z ich wersjami elektronicznymi lub mogą one zostać tylko w formie papierowej.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury elektroniczne przechowywane były za granicą (w praktyce na serwerze znajdującym się poza granicami kraju). Podatnik musi wówczas zapewnić do nich dostęp online.
Podatnicy muszą pamiętać o treści art. 112a ustawy o VAT, z którego wynika obowiązek :
- przechowywania otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Te wszystkie atuty posiada udostępniane przez nas narzędzie Saldeo.
Zachęcamy Państwa do korzystania z oprogramowania Saldeo i logowania się do Naszego systemu.
Tekst: Monika Dzikowska
